Política de Privacidade
Esta Política explica como a DuoPro Services coleta, usa, guarda e protege seus dados pessoais no site e no Portal do Cliente. Ela segue a lei federal canadense PIPEDA, a Lei 25 do Quebec (quando aplicável) e, para clientes no Brasil, a LGPD.
1. Responsável pelos dados
DuoPro Services. Responsável pela proteção de dados: [NOME DO RESPONSÁVEL], duopro@duoproservices.ca.
2. Quais dados coletamos
- Identificação e contato: nome, e-mail, telefone, endereço, data de nascimento e idioma.
- Dados fiscais e financeiros: SIN/NAS ou outros números de identificação, renda, dependentes, informações da empresa e documentos que você envia (T4, recibos, extratos etc.).
- Dados de uso e segurança: registros de acesso, data e hora, navegador, endereço IP e registros de aceite destes documentos.
3. Para que usamos
- Prestar os serviços contratados, como declarações de imposto e contabilidade.
- Comunicar com você sobre pedidos, documentos e prazos.
- Cumprir obrigações legais e fiscais, incluindo a guarda de registros.
- Proteger a sua conta e o portal contra fraudes e acessos indevidos.
Não vendemos seus dados e não os usamos para publicidade de terceiros.
4. Com quem compartilhamos
- Autoridades fiscais (CRA, Revenu Québec), quando você nos autoriza a entregar declarações em seu nome.
- Fornecedores que operam o portal em nosso nome, sob contrato e com obrigação de confidencialidade: hospedagem de banco de dados e arquivos (Supabase), hospedagem do site (Netlify), envio de e-mails (Resend) e contabilidade/faturamento (QuickBooks).
- Nunca com outros clientes: cada cliente só enxerga os próprios dados.
5. Onde os dados ficam
Os dados do portal são armazenados em servidores nos Estados Unidos (leste dos EUA), com criptografia em trânsito e em repouso. Por isso, eles podem estar sujeitos às leis desse país. Avaliamos esses fornecedores antes de usá-los.
6. Por quanto tempo guardamos
Guardamos documentos fiscais e contábeis por pelo menos 6 anos após o fim do ano fiscal a que se referem, como exigem as leis fiscais canadenses. Depois disso, os dados são apagados ou anonimizados, salvo obrigação legal de guardar por mais tempo.
7. Segurança
Usamos acesso restrito por perfil (cada funcionário vê apenas os clientes atribuídos a ele), verificação em duas etapas para a equipe, arquivos em armazenamento privado com links temporários, saída automática por inatividade e registro de quem acessou cada documento.
8. Seus direitos
Você pode pedir acesso, correção, cópia (portabilidade) ou exclusão dos seus dados, retirar consentimentos e fazer reclamações. Para exercer esses direitos, escreva para duopro@duoproservices.ca. Respondemos em até 30 dias. Você também pode recorrer ao Commissariat à la protection de la vie privée du Canada, à Commission d'accès à l'information du Québec ou à ANPD, no Brasil.
9. Incidentes
Se houver um incidente de segurança que represente risco sério para você, avisaremos você e as autoridades competentes, como exige a lei.
10. Alterações
Quando esta Política mudar de forma relevante, pediremos um novo aceite no próximo acesso ao portal.
Privacy Policy
This Policy explains how DuoPro Services collects, uses, stores and protects your personal information on the website and the Client Portal. It follows Canada's federal PIPEDA, Quebec's Law 25 (where applicable) and, for clients in Brazil, the LGPD.
1. Who is responsible
DuoPro Services. Person in charge of the protection of personal information: [NAME], duopro@duoproservices.ca.
2. Information we collect
- Identity and contact: name, email, phone number, address, date of birth and language.
- Tax and financial information: SIN or other identification numbers, income, dependants, business information and the documents you upload (T4s, receipts, statements, etc.).
- Usage and security data: access logs, date and time, browser, IP address and records of your acceptance of these documents.
3. How we use it
- To provide the services you hired, such as tax returns and accounting.
- To communicate with you about requests, documents and deadlines.
- To meet legal and tax obligations, including record keeping.
- To protect your account and the portal against fraud and unauthorized access.
We do not sell your information and do not use it for third-party advertising.
4. Who we share it with
- Tax authorities (CRA, Revenu Québec) when you authorize us to file on your behalf.
- Service providers that operate the portal on our behalf, under contract and confidentiality obligations: database and file hosting (Supabase), website hosting (Netlify), email delivery (Resend) and accounting/invoicing (QuickBooks).
- Never with other clients: each client only sees their own information.
5. Where your information is stored
Portal data is stored on servers in the United States (US East), encrypted in transit and at rest. It may therefore be subject to the laws of that country. We assess these providers before using them.
6. How long we keep it
We keep tax and accounting records for at least 6 years after the end of the tax year they relate to, as required by Canadian tax law. After that, the information is deleted or anonymized unless the law requires us to keep it longer.
7. Security
We use role-based access (each staff member only sees the clients assigned to them), two-step verification for our team, private file storage with temporary links, automatic sign-out after inactivity, and logs of who accessed each document.
8. Your rights
You can ask to access, correct, receive a copy of (portability) or delete your information, withdraw your consent and file complaints. To exercise these rights, write to duopro@duoproservices.ca. We reply within 30 days. You may also contact the Office of the Privacy Commissioner of Canada, Quebec's Commission d'accès à l'information or, in Brazil, the ANPD.
9. Incidents
If a security incident creates a risk of serious harm to you, we will notify you and the relevant authorities as required by law.
10. Changes
When this Policy changes in a significant way, we will ask you to accept it again at your next portal sign-in.
Politique de confidentialité
La présente politique explique comment DuoPro Services recueille, utilise, conserve et protège vos renseignements personnels sur le site Web et dans le Portail client. Elle respecte la LPRPDE fédérale, la Loi 25 du Québec (lorsqu'elle s'applique) et, pour les clients au Brésil, la LGPD.
1. Responsable
DuoPro Services. Personne responsable de la protection des renseignements personnels : [NOM], duopro@duoproservices.ca.
2. Renseignements recueillis
- Identité et coordonnées : nom, courriel, téléphone, adresse, date de naissance et langue.
- Renseignements fiscaux et financiers : NAS ou autres numéros d'identification, revenus, personnes à charge, renseignements sur l'entreprise et documents téléversés (T4, reçus, relevés, etc.).
- Données d'utilisation et de sécurité : journaux d'accès, date et heure, navigateur, adresse IP et preuves d'acceptation des présents documents.
3. Utilisation
- Fournir les services retenus, comme les déclarations de revenus et la comptabilité.
- Communiquer avec vous au sujet de vos demandes, documents et échéances.
- Respecter nos obligations légales et fiscales, y compris la conservation des registres.
- Protéger votre compte et le portail contre la fraude et les accès non autorisés.
Nous ne vendons pas vos renseignements et ne les utilisons pas à des fins publicitaires pour des tiers.
4. Communication à des tiers
- Autorités fiscales (ARC, Revenu Québec), lorsque vous nous autorisez à produire vos déclarations.
- Fournisseurs qui exploitent le portail pour notre compte, liés par contrat et par une obligation de confidentialité : hébergement de la base de données et des fichiers (Supabase), hébergement du site (Netlify), envoi de courriels (Resend) et comptabilité/facturation (QuickBooks).
- Jamais à d'autres clients : chaque client ne voit que ses propres renseignements.
5. Lieu de conservation
Les données du portail sont hébergées sur des serveurs situés aux États-Unis (est des États-Unis), chiffrées en transit et au repos. Elles peuvent donc être assujetties aux lois de ce pays. Nous évaluons ces fournisseurs avant de les utiliser.
6. Durée de conservation
Nous conservons les documents fiscaux et comptables au moins 6 ans après la fin de l'année d'imposition visée, comme l'exigent les lois fiscales canadiennes. Ensuite, les renseignements sont supprimés ou anonymisés, sauf obligation légale de les conserver plus longtemps.
7. Sécurité
Nous utilisons un accès selon le rôle (chaque employé ne voit que les clients qui lui sont assignés), la vérification en deux étapes pour notre équipe, un stockage privé des fichiers avec des liens temporaires, la déconnexion automatique après inactivité et la journalisation des accès à chaque document.
8. Vos droits
Vous pouvez demander l'accès à vos renseignements, leur rectification, leur portabilité ou leur suppression, retirer votre consentement et porter plainte. Pour exercer ces droits, écrivez à duopro@duoproservices.ca. Nous répondons dans un délai de 30 jours. Vous pouvez aussi vous adresser au Commissariat à la protection de la vie privée du Canada, à la Commission d'accès à l'information du Québec ou, au Brésil, à l'ANPD.
9. Incidents
Si un incident de confidentialité présente un risque de préjudice sérieux, nous vous en aviserons, ainsi que les autorités compétentes, comme l'exige la loi.
10. Modifications
Lorsque cette politique changera de façon importante, nous vous demanderons de l'accepter de nouveau lors de votre prochaine connexion au portail.
